 |
|
Beter beheersen van werkzaamheden
Een toenemend werkaanbod en de relatief beperkte capaciteit van een GHOR bureau maakte het steeds lastiger om de werkzaamheden goed te beheersen. Verstoring van de planmatige werkzaamheden door ad hoc werkzaamheden, beperkte sturingsmogelijkheden en het niet beschikken over een adequaat projectmanagement was naar de mening van de GHOR medewerkers mede debet aan het beheersprobleem. De organisatie van het werk toonde een scheve verhouding van vraag en aanbod van capaciteit, een beperkte samenhang en samenwerking in de ketenprocessen en relatief weinig kennisdeling binnen het bureau.
Onderzoek naar organisatie, besturing en informatievoorziening
Op basis van intakegesprekken met de opdrachtgever en sleutelfiguren en een aansluitende bureaustudie, heeft In-pact haar onderzoek gericht op het beantwoorden van de volgende drie hoofdvragen:
- Is de proces- en organisatie inrichting van de GHOR nog optimaal afgestemd op de aard en omvang van de werkzaamheden?
- Is de besturing van de werkzaamheden adequaat ingericht (planning, monitoring/ voortgangsbewaking)?
- Zijn kennis, informatievoorziening en hulpmiddelen in voldoende mate afgestemd op de uitvoering en besturing van de processen/werkzaamheden?
Om antwoorden te krijgen op deze vragen is met bijna alle medewerkers een persoonlijk gesprek gevoerd over de huidige situatie, wat daarin goed gaat en wat er anders en/of beter zou kunnen. De gesprekken hadden niet alleen tot doel informatie te verzamelen maar ook om het gehele bureau te betrekken bij het onderzoek en draagvlak te creëren voor (zelf aangedragen) oplossingsrichtingen. De uitkomsten van deze organisatiediagnose zijn gepresenteerd naar de aspecten: duidelijkheid m.b.t. doelen en strategie van het bureau, effectiviteit van de structuur van organisatie en processen, beschikbaarheid van systemen en hulpmiddelen en tenslotte naar het aspect mens en cultuur van het GHOR bureau. Nadere analyse van de bevindingen heeft geleid tot verbetervoorstellen die in een workshop met alle betrokkenen zijn getoetst op wenselijkheid, werkbaarheid en haalbaarheid.
Effectief leidinggeven aan professionals
De resultaten van de workshop zijn verwerkt tot aanbevelingen voor een effectievere en/of betere organisatie van het werk, de besturing ervan en de ondersteuning, met als doel een betere beheersing van de werkzaamheden. Tevens zijn voorstellen gedaan voor de realisatie- respectievelijk de implementatie- van de aanbevelingen.
Gesterkt door de persoonlijke en collectieve feedback op de voorgestelde oplossingsrichtingen is het accent van de verbetervoorstellen vooral komen te liggen op de ‘zachte’ organisatieaspecten: de stijl van leidinggeven aan professionals en het collegiaal afstemmen en samenwerken, in plaats van op een structuuroplossing. De aanbevelingen die zijn gedaan hadden betrekking op een betere coördinatie van het werkaanbod en de beschikbare capaciteit in relatie tot jaarplannen en prioriteit afspraken; een betere coördinatie van de uitvoering van het werk door afspraken te maken over (proces)kwaliteit en samenhang van ketenproducten; het organiseren en faciliteren van kennisdelen en tenslotte het versterken van het projectmatig werken. Daarnaast werd aanbevolen om de organieke (hoofd)structuur te handhaven.
De veranderaanpak
Kenmerkend voor dit onderzoek is de aanpak waarin medewerkers van de opdrachtgever maximaal hebben geparticipeerd. Mede vanwege de geringe omvang van het bureau is er bewust voor gekozen om alle medewerkers bij het onderzoek te betrekken, teneinde vanaf het begin van het onderzoek al te kunnen werken aan het creëren van draagvlak voor veranderingen. Het veranderadvies is daardoor tot stand gekomen in samenspraak en afstemming met alle medewerkers van het bureau.
Gerrit:"Het is een effectieve benadering gebleken om betrokkenen te bewegen mee te gaan in een veranderingsproces. De aanpak stimuleert mensen om de ‘hoe vraag’ te stellen. Eigen initiatieven zijn belangrijke veranderinstrumenten. Kern in deze aanpak is het opzoeken van de positieve energie en drive van de organisatie."
