In-pact

De overgang van de papieren naar de digitale opslag is in volle gang. De Nationale Politie heeft de uitdaging een digitaal archief te organiseren dat een bijdrage levert aan de informatievoorziening in Nederland. De visievorming op de documentaire informatievoorziening (DIV) heeft inmiddels plaatsgevonden.

Het lijkt een eeuw geleden, maar de overgang van een volledig papier georiënteerde bedrijfsvoering naar een eerste begin van digitale bedrijfsvoering vond ergens aan het einde van de tachtiger jaren plaats. Op dit moment is papier nog steeds de meest gebruikte output vorm. De papieren worden in fysieke archieven bewaard binnen het domein van de Documentaire Informatievoorziening (DIV). Documentaire Informatievoorziening bestaat uit het geheel van (ondersteunende) activiteiten met betrekking tot de creatie, verwerving, distributie, opslag en het behoud van documenten, zowel fysiek als digitaal.

Nationaal archief

In de komende jaren groeit de omvang van gedigitaliseerde archiefbescheiden binnen de Nationale Politie. Dit heeft consequenties voor de Documentaire Informatievoorziening. Naast het archiveren van fysieke archiefbescheiden zullen ook digitale archiefbescheiden moeten worden gearchiveerd. Bovendien streeft het nationale archief ernaar om na 2015 van de politie geen fysieke archiefbescheiden meer in ontvangst te nemen.

Van DIV naar DIM

De archiveringstaak binnen de Nederlandse politiekorpsen is momenteel veelal belegd binnen het domein van facilitaire dienstverlening. Digitale archivering vereist competenties in de sfeer van ‘document management’. Dit noopt tot een heroriëntatie op de positie van de DIV taken. De vorming van de Nationale Politie creëert een unieke gelegenheid voor een herinrichting van de DIV taken in termen van producten/diensten en een heroriëntatie op de positionering van de DIV binnen de nieuw te vormen organisatie. De huidige DIV-taken zouden in de nieuwe organisatie uitgebreid moeten worden met Documentair Informatiemanagement: DIM. DIM kan dan een integraal onderdeel worden van het organisatiebrede informatiemanagement (IM).

 Schema transitie DIV – DIM

Landelijke expertgroep DIV

De landelijke expertgroep DIV werd gevraagd om de Strategische Beleidsgroep met betrekking tot de transitie van DIV naar DIM te adviseren en te komen met concrete voorstellen. En met succes! De voorstellen van de landelijke expertgroep DIV zijn positief ontvangen. Naast de DIV-taken (voor de nog aanwezige fysieke documenten) kan mogelijk ook het Documentair Informatiemanagement (DIM) een prominente plaats gaan krijgen in het inrichtingsplan van de Nationale Politie. In-pact heeft in 2011 de landelijke expertgroep DIV actief ondersteund bij de vorming van de visie op de transitie van DIV naar DIM.